Kada pomislite na proljetno čišćenje, prvo vam sigurno na pamet padne ormar s odjećom — i kako stvarno, ali stvarno morate pregledati sve što se u njemu nalazi da bi mogle, kao prvo, maknuti sve što niste nosili cijelu sezonu, zatim naći neko drugo prikladno mjesto za stvari koje često ne nosite, i konačno organizirati sve ostalo prema nekom sustavu koji ima smisla.

Zvuči poznato? Dakle, ove godine, primijenite savjete za organiziranje ormara na vaš sandučić ulazne elektronske pošte, odnosno, inbox.

1. Ispraznite sve što se nalazi otraga

Kada je riječ o elektronskoj pošti, uvijek obraćamo pažnju na onu koja je stigla u posljednje vrijeme. Stoga, ako želite provesti proljetno čišćenje, najbolje je započeti je s ranije pristiglom poštom, odnosno onom starijeg datuma. Čak i ako samo odgovorite na tri e-mail-a najstarijeg datuma, osjećat ćete se kao da ste učinili određeni napredak, jer upravo oni skupljaju prašinu (i na njih treba odgovoriti ili ih treba arhivirati).

Ako koristite Gmail, možete kliknuti na broj pristigle pošte u gornjem desnom kutu, i sortirati ih prema “Najstarijima” kako bi obratili pažnju na e-mail-ove na koje već mjesecima niste pomislili.

2. Riješite se prenatrpanosti, i (od)bacite neke stvari

Kao i sa svojim ormarom, bit ćete sretniji sa svojim sandučićem ulazne pošte ako sadrži samo ono što vam je potrebno. Ustvari, studije pokazuju da će smanjivanje količine dnevne elektronske pošte koju dobivate utjecati na vaše upravljanje vremenom i razinu stresa.

Dakle, uzmite ove prve tjedne proljeća kao izgovor da se riješite onoga što vam više nije potrebno. Obavijesti i bilteni, tzv. newsletteri, koje nikada zapravo ne čitate, obavijesti sa stranica društvenih mreža koje čak ni ne pogledate, liste adresa elektroničke pošte/popis korisničkih adresa, tzv. mailing liste, koje vam više nisu korisne — upravo od ovoga treba krenuti.

Niste sigurni kako započeti s identificiranjem pošte koja vam zakrčuje inbox? Pokušajte ovo:

• Potražite opciju “odjava“ (tzv.“unsubscribe”) na obično početnim stranicama biltena/obavijesti (newslettera) s kojih se možete odjaviti.
• Potražite u vašem otpadu, tzv. trash, svu poštu koja je još uvijek nepročitana. Ako ste ju izbrisali a da ju niste pogledali — najvjerojatnije ju niste niti trebali.
• Potražite “from:no-reply” kako biste odredili koja vam pošta automatski pristiže od raznih tvrtki (meni su draži e-mail-ovi koji pristižu od stvarnih osoba).

Kada prolazite kroz svaki ovaj korak, odjavite se od svega što zapravo ne čitate ili ne trebate.

3. Nije vam potrebno svaki dan? Stavite to negdje drugdje, odnosno odložite

Jednom kad ste odlučili koje biltene/obavijesti (newslettere) te liste adresa elektroničke pošte (mailing liste) definitivno želite i dalje primati, razmislite o kreiranju posebnih foldera (ili, kako ih ja zovem – tematskih inboxa”) u koje će pošta koja nije najvažnija automatski odlaziti — umjesto da se pojavljuje u vašem sandučiću ulazne pošte. Filtriranjem tih e-mail-ova prema vrsti te omogućavanjem da vam oni budu lako dostupni, a da nisu pred vama u svakom trenutku, ponovo preuzimate kontrolu: pogledat ćete, na primjer, deals on Fab.com i new styles at Banana Republic kada vi to odaberete, a ne kad se ta pošta pojavi u vašem virtualnom sandučiću. Provjerit ćete nove Twitter „sljedbenike“ kada vi odlučite da je vrijeme za pauzu koju ćete potrošiti na društvene medije. Shvaćate što želim reći?!

Prije nego što započnete s filtrima, odredite svoje tematske cjeline. Kada sam u svom inboxu detektirala poštu koju mi oduzima vrijeme, odlučila sam da su tri glavne skupine takve pošte: mailing liste, društveni mediji, i newsletteri. Zatim kreirajte nove oznake za svaku od tih cjelina.

Savjet profesionalca: Označavanje započnite sa zvjezdicom kako bi se te skupine nalazile na samom vrhu vaših označenih cjelina, i na taj način možete biti sigurni da ih nećete zaboraviti provjeriti (na primjer, “*Social media” umjesto “Social Media”).

Zatim postavite svoje filtre tako da odgovarajuća pošta odmah pristigne u vaše “tematske inboxe.” Ako ne znate kako to napravite, potražite nekoga tko zna. Spasit ćete se, vjerujte mi.

Sada sva ona pošta od reminder@fab.com odlazi ravno u moj tematski inbox “*Newsletter” koji ću provjeriti kada odlučim kupovati preko interneta. Preporučam vam da u postavkama označivanja vašeg tematskog inboxa izaberete opciju „Prikaži ako je pošta nepročitana“ (“Show if Unread”) kako biste zaista imali koristi od ove strategije “daleko od očiju, daleko od srca“.

Reorganizacija vašeg sandučića ulazne pošte oduzima određeno vrijeme, ali vjerujte mi da je vrijedno toga. I baš kao što vam uredan ormar pomaže da jednostavno pronađete stvari koje tražite, organizirani sandučić ulazne pošte osigurat će vam da svoje vrijeme i energiju trošite na elektroničku poštu koju zaista trebate pročitati. Sretno vam proljetno čišćenje!